Politique de Confidentialité

Politique de confidentialité

Au Centre de neuropsychologie de Montréal (CNM), la protection de la confidentialité et de la vie privée des renseignements personnels constitue une priorité. Nous nous engageons à traiter les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), ainsi qu’aux obligations éthiques et légales régissant les psychologues, neuropsychologues et psychothérapeutes. Tous les professionnels et membres du personnel du CNM sont soumis à des obligations strictes de confidentialité. De plus, chaque membre de l’équipe signe une entente de confidentialité afin de renforcer notre engagement à protéger les renseignements personnels.

Protection des renseignements personnels des clients

Le CNM a mis en place des politiques et des procédures encadrant la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation, la rétention et la protection des renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables sont maintenues afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive, la divulgation ou la modification.

Collecte des renseignements et finalité de leur utilisation

Dans le cadre de nos services, nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, notamment :

Coordonnées (p. ex. nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance)
Renseignements cliniques et de santé pertinents à l’évaluation ou au traitement
Renseignements liés aux rendez-vous et aux services rendus
Renseignements relatifs aux transactions et aux paiements (p. ex. montant du paiement, date du paiement, mode de paiement et renseignements connexes à la transaction). Les renseignements de carte de crédit ne sont pas conservés par le CNM. Les paiements sont traités par l’entremise de plateformes de paiement sécurisées tierces conçues pour permettre le traitement des transactions sans stockage des informations de carte sur nos systèmes.
Renseignements fournis volontairement par l’entremise de formulaires, questionnaires ou communications
Renseignements techniques et liés à l’utilisation du site Web (p. ex. adresse IP ou les données du navigateur)

Ces renseignements peuvent être recueillis au moyen de formulaires d’accueil, de questionnaires, de communications électroniques, de plateformes de vidéoconférence, de systèmes de prise de rendez-vous, de systèmes de paiement et d’interactions avec le personnel de la clinique.

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés notamment aux fins suivantes :

Fournir des services d’évaluation, de psychothérapie, de coaching et autres services connexes
Assurer la documentation clinique et la continuité des soins
Communiquer avec les clients
Gérer les rendez-vous et les tâches administratives
Effectuer la facturation et la comptabilité
Respecter les obligations éthiques, professionnelles et légales

Seuls les renseignements raisonnablement nécessaires à ces fins sont recueillis.

Consentement

Le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels est généralement obtenu au moyen de formulaires de consentement signés et de discussions cliniques au début des services.

Les renseignements personnels ne seront ni utilisés, ni divulgués, ni conservés à des fins non liées à la prestation de services sans le consentement du client, sauf lorsque la loi l’autorise ou l’exige.

Un partage interne limité de renseignements pertinents peut avoir lieu au sein de la clinique à des fins de supervision professionnelle, de consultation, d’assurance qualité ou de coordination administrative.

Communications électroniques et plateformes numériques

Le CNM peut utiliser des systèmes électroniques sécurisés et des plateformes numériques afin de soutenir les services cliniques et administratifs, notamment des dossiers électroniques, des communications par courriel, des formulaires en ligne, des plateformes de vidéoconférence, des systèmes de prise de rendez-vous et des processeurs de paiement.

Bien que des mesures raisonnables soient prises afin de sélectionner et d’utiliser des fournisseurs de services sécurisés, les communications électroniques et les plateformes en ligne comportent des risques inhérents en matière de confidentialité et de sécurité. Une confidentialité et une sécurité absolues ne peuvent être garanties.

Certains fournisseurs de services tiers peuvent traiter ou héberger des renseignements personnels dans le cadre de la prestation de ces services. Des mesures raisonnables sont prises afin de s’assurer que ces fournisseurs maintiennent des normes appropriées de confidentialité et de sécurité.

Conservation et destruction des renseignements

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter les obligations légales, éthiques et professionnelles applicables.

Conformément aux exigences de l’Ordre des psychologues du Québec, les dossiers cliniques sont conservés pendant une période minimale de cinq (5) ans suivant le dernier service professionnel rendu, sauf lorsqu’une période de conservation plus longue est exigée ou permise par la loi.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux normes applicables en matière de confidentialité, d’éthique et de pratique professionnelle.

Limites de la confidentialité

La confidentialité peut être limitée dans certaines situations où la divulgation est autorisée ou exigée par la loi, notamment lorsqu’un professionnel doit :

Protéger une personne identifiable contre un risque sérieux de préjudice
Signaler une situation comportant un danger imminent
Se conformer à une ordonnance de la cour ou à une assignation légale
Répondre aux exigences des organismes de réglementation ou de surveillance professionnelle
Signaler des situations d’abus, de négligence ou d’exploitation lorsque la loi l’exige

Seuls les renseignements nécessaires aux fins applicables seront divulgués.

Incidents de confidentialité

Malgré les mesures de protection mises en place, aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

Dans l’éventualité d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, le CNM prendra les mesures raisonnables nécessaires afin de réduire le risque de préjudice et fournira les avis requis conformément aux lois applicables.

Témoins de connexion (« cookies ») et utilisation du site Web

Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou des technologies similaires afin d’améliorer le fonctionnement du site, d’analyser l’achalandage et d’optimiser l’expérience utilisateur.

Les utilisateurs peuvent modifier les paramètres de leur navigateur afin de refuser ou de gérer les témoins; toutefois, certaines fonctionnalités du site Web pourraient alors ne pas fonctionner adéquatement.

Droits des clients

Les clients ont le droit de :

Être informés de la collecte et de l’utilisation de leurs renseignements personnels
Demander l’accès à leurs renseignements personnels, sous réserve des limitations légales applicables
Demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets
Retirer leur consentement à l’utilisation ou à la divulgation de leurs renseignements personnels, sous réserve des limitations légales, éthiques ou contractuelles
Soumettre des questions ou des plaintes concernant le traitement de leurs renseignements personnels

Les demandes peuvent être adressées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir prochaine section).

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

La Dre Miglena Grigorova, Ph.D., neuropsychologue/psychologue et directrice du Centre de neuropsychologie de Montréal, est responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour toute question, préoccupation ou demande concernant les pratiques en matière de confidentialité ou les renseignements personnels, la Dre Grigorova peut être jointe par courriel à miglena@neuropsychology-montreal.ca ou par téléphone au (514) 932-6803.

Le Centre de neuropsychologie de Montréal demeure engagé à maintenir la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des renseignements personnels conformément aux normes professionnelles et légales applicables.

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